Tavaly május 25-én lépett hatályba az általános adatvédelmi rendelet (GDPR), amely a munkavállalók adatkezelésének szabályait is alapjaiban változtatta meg.  Különösen fontos jelentősége van annak, hogy a munkáltató mennyi ideig kötelesek megőrizni a munkavállalói dokumentumokat arra vonatkozóan, hogy később igazolni lehessen a társadalombiztosítási nyugellátáshoz szükséges szolgálati időt.

Adattörlési határidő

A GDPR hatályba lépését követően nem volt egy olyan hazai jogszabály sem, amely egyértelművé tette volna, hogy a munkaügyi kapcsolatok során keletkezett adatokat mennyi ideig kell megőriznie a munkáltatónak. E témakörben sem az általános adatvédelmi rendelet, sem a Munka Törvénykönyve nem adott iránymutatást (és a nem olyan régen hatályba lépett módosítások sem), sőt, még uniós jogszabályra sem lehetett figyelemmel lenni.

A munkaügyi iratok adattörlési határidejének meghatározása azért is fontos, mert ha a társadalombiztosítási igazgatási szervek nyilvántartásaiban nem szerepel egy adott időszakra szolgálati idő, akkor abban az esetben kell figyelembe venni ezt az időszakot, ha azokat a nyugdíjat (jogosult) igénylő a foglalkoztató által kiállított egykorú eredeti okirattal, vagy vagy hiteles másolatával hitelt érdemlő módon bizonyítja (Tny. 43. § (2) bekezdés). Vagyis amennyiben nincs jogszabályilag meghatározva, hogy mennyi ideig kell az iratokat megőrizni, akkor a munkáltató akaratán kívül is sokakat megfoszthat a szolgálati idő igazolásának lehetőségétől.

Vagyis ha a munkáltató biztosra akar menni, akkor addig kell őriznie a munkavállalói munkaügyi iratokat, amíg fennáll a lehetőség arra, hogy az illető nyugdíjba meg, amely akár lehet 60-65 év is.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény értelmében sem lehetett egyértelműen megállapítani, hogy a munkaügyi iratok maradandó értékűnek nyilváníthatók-e, ugyanis az ilyen iratok 50 év elteltével helyezhetők levéltárba (33. § (1) bekezdés).

A fenti tényt támasztja alá a NAIH elnöke által írt levél is, ugyanis a levéltári törvényből nem vezethető le egyértelműen, hogy a munkaügyi iratok maradandó értékűnek számítanak.

Hatályos szabályok

A fenti problémákat a jogalkotó is észrevette, így a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény tavaly év vége fele (2018. december 23.) módosításra került. A hatályos szabályok szerint a nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

Rendezi azt a helyzetet is a jogszabály módosítás, ha a munkáltató jogutód nélkül szűnik meg. Ebben az esetben a munkáltató (nyilvántartásra kötelezett) a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek be kell jelentenie.

Azonban ez a módosítás arra a kérdésre nem ad választ, hogy mi a teendő a módosítás hatályba lépése előtt keletkezett iratokkal, ugyanis a módosítást csak a hatályba lépését követően kell alkalmazni.

Kép forrása: Pete Linforth from Pixabay